Mapa implanta Sistema Eletrônico de Informações em tempo recorde de quatro meses

Ferramenta dará agilidade ao trâmite de processos e reduzirá uso de papel

O Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (Mapa) começou a utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma virtual de gestão e tramitação de documentos. O objetivo é dar maior agilidade às análises de processos e acabar com o estoque de papel, gerando economia de recursos públicos e eficiência na gestão.
O Mapa implantou o sistema em quatro meses, tempo recorde entre os órgãos da administração federal. O prazo foi considerado ambicioso, principalmente quando se leva em conta o volume de pessoas afetadas, cerca de 11 mil servidores em todas as unidades da federação, inclusive em portos, fronteiras, aduanas e aeroportos.

A servidora Luzenir destaca a agilidade do sistema (Noaldo Santos/Mapa)
A secretária Luzenir Pereira da Costa, que trabalha na Assessoria de Comunicação Social do ministério, em Brasília, foi uma das primeiras a fazer o curso de treinamento: “A tramitação das informações é bem mais rápida. Várias pessoas têm acesso ao mesmo documento simultaneamente.”
Outros órgãos que aderiram ao SEI já perceberam economia significativa na compra de papeis e materiais de impressão. Levantamento do Ministério da Integração mostra que, de junho a setembro de 2015, a pasta reduziu em 60% o volume comprado de resmas de papel, 40% em canetas, 66% em etiquetas e 36% em clipes.
“A modernização e a inovação do Mapa é um dos eixos da gestão da ministra Kátia Abreu e a implantação do SEI é um marco neste sentido. O sistema traz economia, transparência e agilidade aos processos, sempre visando sustentabilidade e melhor prestação de serviços à sociedade”, disse o diretor do Departamento de Gestão Estratégica, Alexandre Gedanken.
A implantação do sistema no Mapa foi oficializada por uma portaria publicada na edição de segunda-feira (18) do Diário Oficial da União, que define normas, rotinas e procedimentos de instrução do processo eletrônico. As informações detalhadas podem ser acessadas aqui.
Treinamento
Os servidores do Mapa começaram a utilizar o sistema na rotina de trabalho nessa segunda-feira. A pasta fez uma intensa campanha de treinamento e divulgação, vídeos tutoriais, manual do usuário e de protocolo e arquivo. Além disso, formou multiplicadores em cada unidade e ofereceu turmas de treinamento na Escola Nacional de Gestão Agropecuária (Enagro).
“Em cada secretaria, identificamos pessoas com perfil de multiplicadores, aquele que tem mais facilidade em manusear o sistema e pode ajudar o colega ao lado”, explicou o diretor. Além disso, todo o pessoal que trabalha dos protocolos do Mapa e das superintendências foi treinado em turmas específicas. Há ainda um help desk especial para atendimento em caso de dúvidas relacionadas ao SEI: